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※このサンプルは仮定の取引を想定しています。実際に使うときはご自身の取引に合わせて必ず修正をしてください。また、本サンプルは各自の責任でご使用ください。ひな形（テンプレート）の使用について、当事務所では責任は負いかねますのでご了承ください。
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昨今、個人情報の取扱いがとても重要になってきました。
自社が持つ情報であれば自分がしっかりと管理すれば問題ないでしょう。
ただ、最近は業務委託などで自社の持つ個人情報を外部に預ける機会も増えています。
そこで、個人情報を他社にしっかりと管理させるために契約を締結する必要があるのです。
今回はそんな時に使える個人情報保護に関する覚書の解説をしていきたいと思います。
覚書はどんなときに締結したらいいの？
個人情報の取扱について他の契約書で定めていない場合などに有効です。
具体的には以下のような場合です。
契約締結前の検討段階で個人情報を渡す必要がある場合
基本契約に個人情報の取扱が定められていないとき
契約書の修正は、社内手続きの観点で大変だったりします。
そこで、基本契約書は修正せずに個人情報の条項に合意したい場合に覚書を使います。
覚書締結の目的
個人情報保護に関する覚書を締結する目的は、以下のとおりです。
個人情報に関する事故を未然に防ぐため
個人情報の取扱に問題がある業者に対する管理監督をできるようにするため
個人情報に関する事故が発生しても対処できるようにするため
無限に増える可能性のある再委託先を管理できるようにするため
意外と覚書を締結するメリットは大きいのです。
これらの目的を事前に抑えておくことで安心した取引ができるようになるのです。
ひな形はPマークでも使えますか？
結論からいうと、ひな形はPマーク用には作成されていません。
ひな形は、個人情報保護法を意識して作成しております。
Pマークの場合、JIS Q 15001への適合が必要になるのでこの内容では足りないです。
PマークにはPマーク用の覚書が用意されているはずですのでそちらをご利用ください。
個人情報保護に関する覚書の重要条文の解説
定義（ひな形第2条）
ここでは個人情報とは何かを定義しています。
ポイントは、「生存する個人に関する情報」ということで生きている人が対象です。
ここでの定義は個人情報保護法に準じた内容となっています。
事務所への立ち入り、調査（ひな形第8条4項）
委託先に問題がある場合、事務所に立入調査ができるようにしている条文です。
個人情報保護に関する取り決めには、ここまで厳しい内容を入れることが一般的です。
それだけ、個人情報の取扱の重要性が増しているとも言えます。
これを入れておくことで何かあったときに自主的に対処することができるのです。
事故発生時の措置（ひな形第9条）
委託先による事故が発生した場合の対処について定めています。
ここでのポイントは、対処にかかった費用を委託先に請求できるようにしていることです。
顧客や、個人情報の本人などから訴えられた場合の賠償費用も委託先に求償できる内容になっています。
このように委託先の問題による自社の被害をなるべく回避できるようにしておくことが重要なのです。
再委託の禁止（ひな形第10条）
この条文を入れる目的は以下のとおりです
無限に増える可能性のある再委託をコントロールするため
再委託先の問題も委託先の責任であることを明確にするため
委託先がさらに委託して、その再委託先もさらに委託して...
となると、無限に委託先が増える可能性があります。
さらに再委託先がどこなのかもわからなくなる可能性が高いです。
うっかり委託先がさらに委託した先が反社会的勢力だった場合どうなるでしょう。
大問題になることは火を見るより明らかです。
このように再委託先をコントロールすることはとても大事なのです。
フリューゲル行政書士事務所では全国の契約書業務を承ります
フリューゲル行政書士事務所では契約書の作成、チェックを2万円均一で承っております。
個人情報保護に関する覚書についてもお客様の事情に沿ったものを作成することができます。
当事務所による契約書の作成をご希望の方はお問い合わせページからご連絡ください。
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