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今回は、プライバシーポリシーについてご紹介していきます。
企業がインターネットサイトなどで個人情報を収集する場合、必要になる規約です。
代表的な例が、ECサイトです。
企業のホームページであっても、お問い合わせページ等がある場合は設けるべき規約です。
理由は、個人情報の収集にあたっては利用目的を公表しなければならない等のルールがあるからです。
では、プライバシーポリシーはどのように作成すればよいのでしょうか？
最もオーソドックスな作成方法は、個人情報に関する法令に沿って作成する方法です。
ひな形で作成したプライバシーポリシーもこの方法で作成されています。
また、ほとんどの企業が同じような流れで作成しているといってもよいでしょう。
今回は、そのプライバシーポリシーのひな形の中身を解説していきたいと思います。
※ここでは、わかりやすく個人データ、保有個人データも含めて個人情報と表現します。
プライバシーポリシーの重要な条文の解説
要配慮個人情報（ひな形第3条）
個人情報保護法上、その取扱いに特に注意すべき個人情報として要配慮個人情報というものがあります。
よく例として挙げられるのが、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪歴等などです。
企業ホームページやECサイトでは、ほとんどの場合、収集しないと明言する内容となるでしょう。
万が一、これらの個人情報を取り扱う場合、本人の同意が必要になるので、法律に従った取り扱いを規約でも定めるように注意しましょう。
個人情報の利用（ひな形第4条）
冒頭でも記述したとおり、個人情報を収集する際は、利用目的を本人に通知するか、公表しておく必要があります。
その一つの方法として、この規約の中でしっかりと利用目的について定めるようにしましょう。
また、利用目的の内容は、できる限り特定して記載する必要があります。
「サービス向上のため」のような曖昧な記載ではダメだということです。
次の第5条の注意点を踏まえて慎重に内容を決めるようにしましょう。
利用目的の変更（ひな形第5条）
第4条で定めた利用目的の変更は自由にはできません。
変更後の利用目的が合理的な関連性のある範囲内である必要があります。
または、本人の同意が必要になります。
ひな形では法律を遵守する意思表示として、法律と同じ意味の内容を記載しています。
安全管理措置（ひな形第7条）
個人情報（個人データ）を取り扱う上で、安全管理措置を講じることを求められています。
これは、個人情報保護法のガイドラインに沿って定めていくようにすると良いでしょう。
ひな形でもその内容に沿って記載をしています。
各項目に従って自分の会社の取り組みを記載していくようにしましょう。
委託先の監督（ひな形第8条）
企業が保有する個人情報（個人データ）の取扱いを第三者に委託する場合、適切に監督することを求められます。
その一つの例として使えるのが、個人情報保護に関する覚書です。
個人情報（個人データ）を委託先に渡す前に、取扱ルールを設けることができます。
また、いざというときに受託者への調査・監査も可能になります。
このように実際に取り組んでいる内容を記載していくようにしましょう。
個人データの第三者提供（ひな形第9条）
個人情報（個人データ）の第三者への提供は原則、本人の同意がないとできません。
ひな形では、これを踏まえ個人情報（個人データ）の第三者への提供はしないという内容にしています。
個人情報（個人データ）の第三者提供には、制限があるので、法律に従った対応をするようにしましょう。
個人データの共同利用（ひな形第10条）
個人情報（個人データ）を他社と共同利用したい場合の項目です。
個人情報（個人データ）を共同利用する場合、以下の5つについて定めることが必要です。
共同利用する旨
共同して利用される個人情報の項目
共同して利用する者（共同利用者）の範囲
共同利用者の利用目的
個人情報の管理責任者の名称、住所、および代表者の氏名（監理責任者が法人の場合）
これ等の内容を、本人に通知するか、本人が容易に知り得る状態に置く必要があります。
対応としては、プライバシーポリシーに定め、ホームページで公開する方法が一般的です。
保有個人データの開示・訂正・削除等（ひな形第11条）
個人情報（保有個人データ）の開示、訂正、削除等の請求への対応について記載します。
法律上、訂正や削除等には一定の要件がありますが、とても細かいです。
そこで実務上は、請求を受けたら対応するとするのが一般的です。
ただし、どんな要求にも応じるわけにはいきません。
ひな形では、「当社所定の手続きに従って」等と一定の制限をかける内容にしています。
連絡先（ひな形第12条）
個人情報保護法上も、個人情報（保有個人データ）の取扱いに関する苦情処理の体制を設けることを求められています。
また、ひな形第11条のような定めをしても連絡先がわからなければ請求もできません。
そこで最後に、苦情・相談窓口としての連絡先を記載するようにしましょう。
フリューゲル行政書士事務所では全国の契約書業務を承ります
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